Как выбрать СЭД

Наш рынок СЭД уже очень давно подвергается «бомбардировке» терминологией и маркетинговыми подходами, пришедшими с мировых рынков вместе с «большими» ECM-решениями. Но по сей день у Российских заказчиков все еще отсутствует универсальное понимание процедуры выбора поставщика и системы СЭД. Кроме того разнообразие терминологии и незрелость рынка приводит еще и к терминологической путанице в том:

  • Что такое Enterprise Content Management или управление контентом.
  • Что такое СЭД-система?
  • Почему решения, сравнимые по «видимой» функциональности могут в разы отличатсья по стоимости?

Сейчас каждая организация подходит к выбору со своими мерками и по большому счету на рынке статистически доминирует всего несколько типов запросов:

  • Решение узкой специальной задачи в рамках организации среднего размера: задачи Канцелярского документооборота, проектного управления, обработки обращений и.т.д. Выбор системы при этом обычно осуществляется без привязки к тому, на каком технологическом фундаменте система сделана, какие сложности ожидаются при масштабировании решения. Основные факторы, влияющие на выбор в таких случаях — цена и полнота совпадения функциональности демонстрационного стенда с задачами, которые успели осветить в процессе демонстрации. Зачастую основным функциональным заказчиком системы является какое-то подразделение, а не организация в целом.
  • Выбор системы под давлением конкуренции. Такие клиенты видят конкурентные преимущества в автоматизации максимального количества бизнес-процессов в организации среднего или небольшого размера. При этом заказчик понимает, что зачастую знания про такие «бизнес-процессы» не формализованы и часто подвергаются модификации. Такие случаи наиболее сложны для всех участников поскольку необходимо обеспечить «быструю победу», что означает наличие готового решения, а с другой Заказчик понимает, что будут изменения, но какие именно не знает. В этих случаях, к сожалению, часто приходится сталкиваться с явлением «квадратикомании». Мы обязательно посвятим этому Российскому феномену отдельный пост в блоге, но если вкратце, то это требование наличия визуального редактора процессов в составе системы, независимо от его реальной полезности.
  • Очень интересный класс проектов находится в верхнем сегменте ценового диапазона — внедрения ECM-платформ на крупных предприятиях и в государственных структурах. На выбор системы там влияют два основных фактора — универсальность системы и бренд поставщика. Обычно в таких проектах выбор системы и планирование проекта делаются весьма профессионально и «правильно» с точки зрения ЕСМ-стратегии, но так же существует большое количество неудач из-за сложности самого проекта. Кроме того, поскольку акценты в тендерах часто сделаны в сторону технологии, универсальности и производительности, само решение, с которым работают пользователи зачастую обходится вниманием, что приводит к недовольству функциональных заказчиков.
Зачастую payadvance СЭД не воспринимается единой технологической платформой организации, а рассматривается только как решение. Необходимо разделять два уровня системы: технологическую платформу и решение.

Отличия Российского и Западного рынков

Основное отличие подходов состоит в том, что компании в США и Европе уже давно четко разделяют между собой понятия ECM (Enterprise Content Management) и управление документами в рамках какой-то задачи. Это влечет за собой несколько важных аспектов, непосредственно влияющих на работу организаций-внедренцев на Западе:

  • В первую очередь организация определяется с тем, нужна ли общая платформа для управления контентом предприятия. Разумеется учитывается выбор и наличие функциональных решений на платформе, но тем не менее эти задачи рассматриваются отдельно. При этом очень важно, что при создании ТЗ на решение, все технические особенности платформы уже известны, могут быть учтены и одинаково понимаются заказчиком и поставщиком.
  • Выбор и внедрение платформы документооборота осуществляется под управлением CIO и специалистов по IT, тогда как внедрение решений почти полностью отдано функциональным бизнес-специалистам.
  • Существует развитая система оценки текущего состояния БП заказчика. В рамках долгосрочных проектов, где требуется оптимизация и стабилизация процессов, зачастую участвуют не только технологические, но и управленческие консультанты

В это же время на рынке Российской Федерации прослеживается следующее:

  • В проектах unsecured credit loan внедрения СЭД почти всегда одновременно выполняются внедрения технической основы и решения.
  • Выбор системы часто осуществляется без разделения на выбор технологии и решения. При этом IT-специалисты часто переоценивают степень адаптируемости системы, что приносит массу сюрпризов функциональному заказчику и внедренцу. Самое обидное, что эти сюрпризы возникают на завершающем этапе проекта.
  • Заказчики часто надеются что гибкость настроек сможет заменить собой качественное внедрение. На самом же деле подход «поставьте как-нибудь, а мы сами доработаем» в большинстве случаев не работает поскольку основной состав работ внедрения это не внесение технических изменений, а аналитическая работа и отладка процессов, требующая специалистов, времени и ответственности.
  • Точно так же часто соображения «быстрой победы» доминируют над долгосрочными планами. Заказчику достаточно декларации о гибкости решения (чем часто грешат российские коробочные решения), детальный анализ степени адаптируемости при этом не проводится.

Готовность к развитию — критический фактор

В чем же состоит смысл разделения платформы и решения СЭД? Как мы знаем основным фактором, вынуждающим организации различного размера внедрять СЭД это давление рынка. Экономические обоснования, которые делаются в рамках организации без учета внешних факторов зачастую выглядят довольно нелепо (мы сэкономим столько-то площадей полок и столько-то бумаги) В терминах внутреннего ТЭО обосновать внедрение СЭД системы довольно сложно, в то же время переоценить ее важность сложно поскольку иногда от качества внедрения непосредственно зависит финансовая стабильность организации. Возьмем простой пример: допустим нам нужно подготовить и согласовать сложное коммерческое предложение. Как оценить потери/или прибыли от того, что одна организация тратит на это неделю, а другая проводит согласование и отправку в течение пары часов?

Основным результатом внедрения СЭД является не экономия на бумаге, а увеличение эффективности и конкурентоспособности организации.

При этом следует понимать, что ключом к эффективности организации в целом являются бизнес-процессы на основе документов, которые сложно ограничить только одним решением. Супер-эффективная канцелярия или бухгалтерия не сильно поможет работе, если договорной отдел работает вручную. На это накладывается существенное ускорение прогресса в последние годы и то, что конкуренты не дремлют.

Таким образом получается, что при выборе системы следует трезво оценивать необходимости ближайших двух-трех лет. И принимать во внимание не только текущие задачи (которые часто неплохо решаются массой различных систем как на базе платформы так и вообще без нее), но и возможности построить все критические процессы в рамках одной системы.

Два уровня выбора

Мы считаем, что традиционные таблицы сравнения систем необходимо разделять на alliance and leicester loan две части:

  • Сравнение equity loan interest rates технологических возможностей платформы
  • Сравнение возможностей решения

Очень часто консультантам при заполнении предварительных вопросников, приходящих от Заказчиков не удается даже «втиснуть» в них необходимую информацию. У платформы и решения могут быть различные производители, различные интеграционные возможности, различные политики стоимости и варианты поставки. Зачастую производитель банально выбирает наиболее выгодный для себя вариант, опуская остальные особенности.

Что же делать заказчику?

Универсальный совет дать практически невозможно, но мы бы рекомендовали примерно такой алгоритм действий:

  • Сформировать группу для принятия решения с обязательным участием бизнес-специалистов, топ-менеджмента и специалистов по IT
  • Определить желаемый объем автоматизации в течение 3-5 лет
  • Определить приоритеты между немедленным внедрением и дальнейшим развитием
  • Понять нужна ли iron bridge lending организации ECM платформа или можно обойтись простым коробочным решением
  • Сформировать полный список критериев сравнения и провести выбор системы