Миграция данных в проектах внедрения СЭД

Многие организации сейчас переходят на новые системы СЭД со старых коробочных решений, стремясь усовершенствовать документооборот с расчетом на безбумажные бизнес-процессы и включение в документооборот всех сотрудников, а не только канцелярии.

При этом даже если канцелярия уже давно работает в какой-либо системе и не хочет расставаться с базой накопленных документов, при принятии решения о внедрении новой системы, вопрос о миграции данных остается на периферии внимания вовлеченных сотрудников. Как правило, очень активно ведется обсуждение какие бизнес- процессы должна покрывать новая система, сроки внедрения и бюджет. Но этом контексте часто не берется в расчет, информационное наполнение системы данными из исходных систем.


По нашему опыту внедрения системы СЭД Alfresco у многих заказчиков были исходные системы, и массив данных, хранимых в них, представлял собой ценную информацию. В процессе выполнения проектов, в задачи нашей команды часто включалась миграция (экспорт и импорт) данных, чтобы после перехода на нашу систему рабочий процесс не был нарушен и никакие данные не были потеряны. Накопив приличный опыт работы в этом направлении мы пришли к выводу, что ключ к успеху лежит в детальной проработке задачи наравне с основным проектом, но тем не менее в отдельном потоке работ.

Миграция — отдельный поток работ

Мы считаем, что миграция данных, является отдельным организационным проектом и включает в себя все основные стадии: анализ, проектирование, разработка, тестирование. Откладывание миграции на «последний момент» и выполнение ее в цепочке последовательных best bridging loan операций влечет за собой задержки сдачи целевого проекта, непредвиденные расходы, а также может вести к полной неудаче.

Анализ
Если в проекте при разработке целевой системы на первом этапе уделяется внимание анализу требований, предъявляемых к системе, то в проекте по миграции данных необходимо точно так же посвятить время анализу имеющегося массива данных. Анализируется формат данных, размер, свойства, метаинформация о схемах БД. Учитывается иерархия объектов, зависимостей. По завершению данного этапа на основе полученной информации принимается решение о проектировании механизма (инструмента) переноса данных.

Проектирование
Успешность проектирования, а также дальнейшей разработки, как и в случае целевой системы, зависит от правильно выполненного анализа, от правильно 90 day loan выбранной технологии разработки. Механизм переноса данных должен учитывать все особенности массива данных, гарантировать целостность данных, а также осуществлять перенос с учетом всех зависимостей.

Тестирование
Как и при разработке целевой системы при миграции данных необходимо уделить достаточно внимания тестированию, причем оно должно быть направлено на проверку полноты информации, на исключение всех нелогичных связей. Кроме того тестирование данных должно происходить на уже готовой и стабильной системе, чтобы недоработки и изменения инструмента не влияли на работу с данными.

Риски миграции

Особое внимание стоит уделить возможным рискам проекта миграции данных, поскольку они всегда отличаются от рисков разработки целевой системы, а по влиянию на проект иногда превышают риск вндрения инструмента (системы СЭД).

Несоответствие результатов поставленным целям
В проекте по миграции данных, прежде всего, необходимо иметь четко поставленные цели, план для их достижения, критерии для оценки эффективности. Всегда есть риск, что цели не будут достигнуты, по следующим причинам:

  • не найдены разработчики, способные экспортировать данные из старых систем
  • для экспорта оказывается недостаточным unsecured payday loan уровень квалификации имеющихся сотрудников
  • стоимость проекта превышает все разумные рамки
  • структуры данных новой системы и исходной разлаются кардинальным образом

Задержки по времени
Нередко данные рассредоточены по различным исходным системам в различных форматах и не соответствуют необходимой для импорта структуре. Документации, как правило, нет или она неактуальная. В данном случае способен помочь специалист, который хорошо разбирается в исходных системах и уровень знаний которого достаточно высок во всех направлениях работы предприятия, а таких людей, как правило, немного. Кроме того, нужно учесть готовность такого человека сотрудничать, загрузку на его основной работе, чтобы реально понимать, сколько времени он готов уделить проекту.

Кроме недостаточности информации об исходных системах, вероятно, что структуры данных из исходных систем могут очень сильно отличаться от структур в новой БД, и могут быть нарушены зависимости данных, что потребует дополнительное время на установление связей, уровней иерархии.

В некоторых системах, например в нашей системе Аврора на базе Alfresco, основные данные, атрибуты, вынесены в справочники, что, безусловно, является удобным и позволяет исключить неоднозначность при вводе информации в систему, но зачастую нам приходилось формировать справочники из полей документа поскольку раньше многие поля не были вынесены в метаданные (корреспонденты, адреса, организации, элементы орг. структур и регистрационных номеров итд).

Постепенный переход
Сложность миграции данных также обусловлена тем что, как правило, сотрудники продолжают работать в старых системах параллельно с внедрением новой, и данные которые вносятся в старую систему, должны быть занесены и в новую систему, то есть должна осуществляться синхронизация.
Кроме того, миграция может осуществляться параллельно с доработкой целевой loan in usa системы. И внесенные в нее изменения могут изменить требования к миграции данных.

Бюджет проекта
Из-за отсутствия методологии миграции данных, из-за неправильной оценки масштаба, проект может потребовать больше финансовых затрат, чем это планировалось изначально. Например, чтобы уложиться в срок дополнительно привлекаются сотрудники, которые не должны были быть задействованы на проекте, осуществляется покупка решений у сторонних компаний. Изменения на стороне старой или новой систем приводят к необходимости повторных выгрузок или загрузок документов итд.

Типичные ошибки

Недостаточное внимание к миграции данных обычно выражается в том,что эта задача включается в ТЗ как одна из обычных задач по разработке системы без четкого разбиения на этапы и понимания что контроль рисков в ней часто становится ключевым для всего проекта. В итоге разработчик «узнает» о проблемах уже спустя достаточно большое количество времени и вынужден осуществлять ее «на авось» в авральном режиме. Кроме того, если о миграции узнают в середине разработки целевой системы или уже к концу, то есть большой риск что не будет готовых компетентных специалистов, и это приведет к большим задержкам внедрения основной системы.

Таким образом, не стоит уменьшать значимость «миграции данных», а лучше выделить данную задачу в отдельный проект и детально проработать каждый из этапов проекта, тем самым компания обезопасит себя, снизив возможные риски, и для заказчика не будет неприятных сюрпризов.

Это совершенно не значит, что проект должен иметь отдельное финансирование, но нужно четко отдавать себе отчет что фазы потока миграции должны подчиняться тем же формальным принципам что и весь проект в целом.