СЭД: канцелярия или бизнес-процессы?

Два класса систем

Сегодня системы СЭД довольно четко разделяются по тому, для чего они предназначены:
— системы, которые ставят целью закрыть все вопросы формального управления документацией — системы для канцелярии.

- решения, обеспечивающие эффективность бизнес-процессов всего предприятия

Задачи канцелярии

Очень часто при внедрении СЭД почти все решения по функциональности системы делегируются сотрудникам канцелярии, остальные участники отстраняются от процесса. К сожалению это правильно лишь на 50%. Очень редко учитывается тот факт, что Канцелярия работает с документами как с формальными объектами без сильной привязки к содержанию и сути документов.

С точки зрения канцелярии, система должна удовлетворять следующим требованиям:
— Позволять максимально быстро классифицировать документы по формальным признакам (Часто являющихся вторичными для сотрудников других подразделений).
— Предоставлять возможность получения типичных отчетов (Обычно не нужных за пределами канцелярской работы)
— Ведение архива (Принципы устройства которого так же обычно недоступны пониманию сотрудников не знакомых с номенклатурой)
— Обеспечивать разграничение доступа к информации в системе для подразделений, при сохранении полного контроля сотрудников Канцелярии за содержанием на всех стадиях (что обычно противоречит приницпам безопасности, ставит крест на внедрении ЭЦП и приводит к утечкам данных именно через канцелярских работников)

Ситуация вполне понятна. Cотрудников канцелярии, особенно если это большой отдел или целое предприятие, интересуют конкретные задачи, за которые они отвечают, например: регистрация документа, помещение документа в lilly cialis архив, отправка документа.

Для канцелярии не имеет значения содержание документа, их интересует формальные признаки: корреспондент, дата регистрации, получения/отправки и т.д. Поэтому информацию по документу смысловую они хотят вводить в систему по минимуму (по формальным признакам).

Обычные пользователи

Пользователям, которые работают с документом как с информационным источником важно содержание документа, связь его с другими документами, актуальность документа.
Поэтому для данных пользователей информация по документу должна быть полной, структурированной, чтобы всегда была возможность ее извлечения.

Очень важными моментами для обычных пользователей системы являются вопросы доступа к информации. Обычно здесь должен применяться принцип, разработанный еще в IBM: low interest unsecured loan сначала доступность всем кому нужно, и только потом обеспечение безопасности. Не менее интересны моменты, связанные с содержимым документа — должна быть возможность в первую очередь видеть содержание актуальной версии документа и метаданные, которые позволяют судить о важности задачи для этого конкретного исполнителя, а не канцелярского работника.

Компромиссы при внедрении nys deferred compensation loans СЭД

Мы считаем, что время alliance and leicester loan систем, которые «автоматизируют журналы» уже проходит. Сегодня необходимо выбирать и внедрять системы, которые покрывают бизнес-процессы всего предприятия, с учетом особенностей работы каждого из отделов.

Задача эта не является легкой, instantloans поскольку пользователи выполняют разную работу с документами, у них разные задачи, поэтому и требования, которым должна отвечать система, различны.

При разработке систем электронного документооборота, реализующих специфические бизнес- процессы предприятий, например, связанные с каким-либо промышленным процессом, сертификацией, выдачей лицензий, патентов и т.д. требуется больше времени на анализ, чем для канцелярских СЭД, так как специфика работы того или иного предприятия не очевидна и следует всегда учитывать тот факт, что бизнес-процессы могут изменяться или добавиться новые, особенно в больших организациях. Поэтому одно из главных требований для таких СЭД – гибкость.

Очень часто большие предприятия имеют региональные представительства, соответственно, необходимо чтобы система могла «соединить» территориально разнесенные подразделения предприятия.

Система должна иметь удобный интерфейс, позволяющий осуществить настройку системы рядовому сотруднику, не обладающему какими-то специфическими знаниями. Данное требование особенно актуально — если структура предприятия включает региональные представительства, где нет выделенного IT-отдела.